在貿易公司做采購應該怎麼詢價

『壹』 外貿工具公司中英文名字，求推薦

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<br信息

這個包包含下列文件和資料

2009年中外賓客來港香港購買清單（貿發局提供）

2009年國際促進協會（PPAI）成員名單PPAI會員目錄

2009年全球采購（貿發會議同步）

詢盤外貿數據「1 「

國外貿易調查數據」2「

外貿詢盤數據」3「

外貿詢盤數據」4「

外貿詢盤數據」10「

國外貿易咨詢磁碟數據「6」

2009-12一月詢價更新

2010-01一月詢價更新

103 2008年春季廣交會采購商庫中的數據
> 2008秋季廣交會買家104庫數據

2009年春季105屆廣交會買家資料庫

2009年第106屆秋季廣交會買家詢盤資料庫站點

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『貳』 如何處理貿易公司的詢價

貿易公司到處詢價固然會讓人感到不滿，但這也反映出他們做事的細致，對產品信息掌版握全棉，如果在不了解情權況的前提下就拿一家供應商的價格發給客戶，客戶不滿意，合作也告吹了。但如果能有多家公司的對比，客戶也能了解到更多情況。會促進合作的意願。供應商經常埋怨貿易公司到處比對價格，如果只是執著於低價的貿易公司算不上好的公司，也無法長久，事實上，貿易公司關注的很多問題和細節，都被供應商忽略了。貿易公司承受客戶與供應商雙方的壓力，尤其是後期的維護與索賠問題的處理。對貿易公司來講一個價格高質量好後期服務意識好的供應商比一個價格低無售後的供應商更有優勢。

『叄』 貿易公司詢價的特點

貿易公司的詢價特點是 專業 並且一次性將你的價格問到底 而有關合同 交貨 保險等其他事宜很少涉及 他要的就是價格

『肆』 分析一個行業或外貿企業是如何運用國際貿易與國際金融結合的例子

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深圳外貿論壇szfob發布---2009年廣交會采購信息/國外貿易詢盤數據/買家庫數據

2009年廣交會采購信息

本數據包包括以下文件和信息

2009年到香港采購的國外客人名錄(香港貿發局提供)
2009年國際促銷協會（PPAI）成員名單 PPAI Members Directory
2009全球買家名錄(與貿發同步)

國外貿易詢盤數據《1》
國外貿易詢盤數據《2》
國外貿易詢盤數據《3》
國外貿易詢盤數據《4》
國外貿易詢盤數據《5》
國外貿易詢盤數據《6》

2009-12月詢盤更新
2010-01月詢盤更新

2008年春季103屆廣交會買家庫數據
2008年秋季104屆廣交會買家庫數據
2009年春季105屆廣交會買家資料庫
2009年秋季106屆廣交會買家現場詢盤資料庫

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『伍』 外貿公司英文名稱

我公司叫早康之源銷售管理有限公司，有出口業務，哪位高人給起個有意義或者諧音，跟中文名有點聯系的英文名稱啊。。。謝謝啦

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『陸』 電子商務物流實驗報告當中的分析與體會怎麼寫

電子商務摸擬實驗

實驗目的：讓我們更深刻地認識到電子商務的理論核心，電子商務一般就是指利用國際互聯網進行商務活動的一種方式，例如：網上營銷、網上客戶服務、以及網上做廣告、網上調查等意識到電子商務當今成為網路經濟時代的新興商務方式的可觀性。接觸更多網路知識，了解網路經濟時代的企業經濟管理模式，在親身實踐中，提高了我們對書本知識更深一步的理解。

實驗步驟：

出口商在這一角色中其實充當了兩個角色，它一方面是供應者，另一方面又要向廠家訂貨，是國內外市場的紐帶，隨著中國加入世貿組織，互聯網信息化高速發展帶來的機遇，加之傳統外貿企業的固疾逐步推生出一個全新的行業 ，於是出口商的地位舉足輕重。它的主要業務流程有:

1、 進入浙科業網站，選擇出口商品的角色，然後注冊用戶，注冊時，填寫用戶資料，並且申請一個Email地址（[email protected]）並設置到企業用戶資料，就可以直接登入。用戶名（ck 塗祁姣 12）密碼：a

2、 在資金管理——櫃台業務——對公業務——開業賬戶，就可以申請開立銀行賬戶。填寫資料，證明文件編號為00606。密碼，地址，選擇本組的銀行——木木銀行，提交後，待到銀行批准後，就成功完成銀行申請。

3、 等待開立的銀行賬戶審批通過之後通過：資金管理——賬號設置進行「開戶賬號設置」。

4、 通過：網路訪問——商貿網店——用戶注冊 開通EDI服務，並為使用的EDI服務申請CA認證。

5、 進行采購管理，在「供應信息」 中對同一新產品不同的報價進行比價，方便采購到價格便宜且物品質量好的商品。在「采購計劃」中確認要采購的商品後，系統自動生成采購合同，制定新的合同向用戶可以參照供應信息選擇廠家的報價，采購過程中，不斷向供應商詢價。在「詢價記錄」里保存了通過商貿網站，企業網站，發送詢價等手段向供應商詢價的全部記錄。「采購詢價」記錄了供應商發過來的報價，「合同管理」主要管理商場與供應商之間的購銷合同。「新合同」可直接向供應商發送合同意向。「庫存管理」可以方便查詢到「采購入庫記錄」，「銷售

6、 通過商貿網瀏覽來自外國的進口商發布的信息，通過網路向進口商報價，且都記錄在「報價管理」里。進口商若滿意用戶的報價則是「通過」接著進入系統的「制單」確認後用戶可以進入「結匯」則這筆出口業務完成，若不滿意則會「拒絕」收到合同後，用戶可以在「審核信用證」查找。

消費品的數量和檔次，一方面意味著生活質量空前提高，另一方面也意味著消費市場機制發生了歷史性變革。所以，消費者雖然功能簡單，但是推動整個摸擬環境市場動作的動力。它在這一角色中的主要操作流程步驟有：

1、 作為消費者的角色，先進入摸擬的企業的消費者這一模塊，進行注冊，填寫資料，也得要設置Email地址（同上）並且設置到個人資料中，就可以直接登入消費者這一角色中。用戶名（xf 塗祁姣 12）密碼：a

2、 進入消費者這一模塊，通過：資金管理——櫃台業務——儲蓄業務——開立賬戶，申請開立銀行即多來銀行開立賬戶。

3、 等到開立銀行賬戶審批通過，通過：資金管理——櫃台業務——儲蓄業務——網上銀行，開通銀行服務。銀行接受處理後，就可以進行存款，然後提交。

4、 消費者可以通過「現金金額」查找到個人當前的現金金額，「消費記錄」記錄了用戶購買到的所有消費品，「訂單查詢」可以看到用戶有效的訂單。

5、 通過各種網路資源：網路訪問中的「收藏夾」、「Email」尋找個人的需要，並通過網路進行消費，查詢後可向廠家訂貨，訂立合同以後，然後通過物流公司進行運輸，到貨後需要在「收貨確認」里確認收貨，消費者通過網上進行支付，支付給廠。

商場是電子商務中不可缺少的角色之一，一方面作為賣方，為個人消費者的網上購物提供了各種各樣的商品；另一方面商場還可以作為買方，與其他商場或是生產廠家進行商務活動。主要的流程有：

1、商場是整個實驗系統的零售商，首先注冊，填寫詳細的資料，設置自己的Email地址和其它必要填寫的資料。登入：用戶名：sc 塗祁姣 12 密碼：a

2、通過：資金管理——櫃台業務——對公業務——開立賬戶，在銀行里（豐利）銀行申請開立銀行賬戶。商場注冊銀行——商場選擇生產者。

3、 待開立的銀行審批通過之後，通過；資金管理——賬號設置，進行「開

4、通戶賬號設置」。過；資金管理——櫃台業務——對公業務——網上銀行，進行開通網上銀行服務。在「供應信息」進行比價，然後進行采購計劃，發送詢價，達成協議後，進行合同簽定，在「到貨確認」中確認入庫或者退貨，然後，通過網上支付，轉賬給供應商。這些可以在「采購入庫記錄」中詳細查看到。商場生成定單 ——廠家接受定單——廠家給物流公司發送送貨通知單——物流公司給廠家發提貨通知——物流給廠家發提貨通知商場接貨——辦理提貨手續——生成到貨通知——商場給廠家發到貨通知——廠家給商場發付款通知——商場到銀行轉帳——廠家接受到款。

5、通過；資金管理——櫃台業務——代理業務——特約商戶，進行注冊網上銀行網上支付特約客戶。

6、通過；商貿網站——用戶注冊，開通EDI服務，並且為使用EDI服務申請CA認證。這樣，就可以進行安全交易和訂立合同了。

7、 商場也要在營銷管理中申請網站，首先申請域名，成功申請完以後，就選擇網站模塊和功能組合，設置完畢後並且要保存，系統會生成新的企業網站，就可以方便其他用戶的直接訪問了，然後可以通過「市場調研」和「發布」等模塊對產品進行處理。可以通過物流公司對消費者所要的產品進行簽訂合同，進行配送。這些都可以在「銷售出庫記錄」中查看。

在電子商務中，隨著信息技術的發展，生產企業的生產銷售模式將發生不斷的改變。電子商務通常是以EDI報文格式交換數據。電子商務絕大多數都是完全按照物理上實際存在的商務流程來設計。主要流程步驟有：

1、作為產品最終供應商的角色，所有商品都是廠家供應生產的，先進入摸擬的企業，在廠家一角色中進行注冊，填寫資料，設置自己以前的Email地址並且設置到企業用戶資料。

1、 過：資金管理——櫃台業務——對公業務——開立賬戶，向銀行（王氏銀行）申請開立銀行賬戶。

2、 等到開立銀行賬戶審批通過後，通過：資金管理——賬號設置，進行「開戶賬號設置」。

3、 通過：生產管理——新產品生產，生產新產品建立自己的產品庫。選擇要生產的產品，並且填寫好數量，進入產品生產列表，列表中有生產的產品，數量，支付的金額和現金余額。然後，點擊生產按鈕，就可以成功生產，產品就可以入庫。如圖：

產品名稱
數量
規格
生產成本
小計

針織衫
40
衣長59
￥100.00
￥4,000.00

休閑男裝
20
180
￥80.00
￥1,600.00

休閑男鞋
40
39-42
￥120.00
￥4,800.00

提包
50
686
￥20.00
￥1,000.00

網易拍
30
YSD-SY2102
￥1,200.00
￥36,000.00

「計劃生產」制定生產量，「生產記錄」里保存了每次生產的記錄，可供用戶查看。

4、 通過：商貿網站——用戶注冊，開通EDI服務，並且為使用EDI服務申請CA認證。

5、 建立自己廠家的網站，申請域名，選擇網站的模板和功能組合，設置完畢後並保存，系統域名就可以被訪問了，然後，經過「發布」就可以發布產品。還可以在「網路訪問」中「商貿網站」發布自己的網站，可以方便用戶對網站的訪問。

6、 對用戶發來的詢價信息進行處理，當成功後，用戶會簽訂合同，「合同管理」里主要管理廠家和客戶之間的購銷合同，然後，廠家通過物流提出配送請求，提交新的配送單，配送單就會保存在「配送單」里，若物流公司同意，就會有提示等待出庫，產品就會完成出庫。系統會自動記錄銷售「出庫單」。有些客戶要求進行「退貨處理」，產品入庫存，記錄退貨入庫單。就是；訂貨應答-->訂貨變更-->訂貨單發送-->訂貨單變更確認-->已接受訂貨單 -->訂貨單查詢 。應收款查詢-->應付款查詢-->收款確認-->生成財務帳-->付款確認-->生成財務帳-->生成銷售帳 -->銷售帳查詢-->財務查詢 。

銀行是指通過 網路或其它方式，實現將銀行服務於客戶的服務系統。它拉近客戶與銀行的距離，而且網上銀行使客戶不再受限於銀行的地理環境、服務時間。實現轉賬，賬戶查詢，存款查詢等功能，主要業務流程步驟有：

1、銀行的角色主要工作是對日常業務請求進行處理和監督，首先進入銀行這一角色的設置，補充完整資料，並且設置Email地址到用戶資料。

2、 成功進入銀行這一模塊，成功處理客戶來辦理開立賬戶、儲蓄，取款，個人用戶間的轉賬，賬戶查詢，銷戶和辦理銀行注冊客戶等業務的功能模塊。

3、 對於用戶的貸款申請，查看詳細的貸款申請表之後，選擇同意或者拒絕發放貸款。

物流中心作為承擔運輸任務的第三方，也是電子商務中不可缺少的一環。提供生產企業查詢相應的發貨單。主要流程步驟有：

1、貨物運輸這一角色中，不可少的就是物流，在這一系統中，注冊物流這一角色，填寫詳細資料，設置自己的Email地址，並且設置到企業用戶資料中。

2、 過；財務管理——櫃台業務——對公業務——開立帳戶，向銀行申請開立銀行賬戶。

3、 等到開立銀行賬戶審批通過後，通過；財務管理——帳號設置，進行「開戶帳號設置」。開通網上銀行，填寫資料後進行提交。

4、 通過；運輸管理——運輸設置，設置運輸貨物的資費標准。選擇運費計算方式並且進行描述。還可以進行更新，調整。

5、 購買倉庫，「車輛管理」里購買車輛，添加駕駛員（要填寫駕駛員的詳細資料，並且保存）等。

6、 對其他用戶申請要求運輸時，小秘書將會有提示，即受理配送請求後，產生新的「處理入庫運輸單」然後為該運輸單指定運輸車輛和駕駛員，確認後就可以「出車」運輸。即可以產生「處理出庫運輸單」，貨物出庫後將要求出車運輸貨物到目的地。

實習心得：通過這次實習，讓我更深刻地認識到電子商務的特點和應用領域，學習和體會到了電子商務的核心思想。在親身實踐電子商務的過程中學習和提高。在這個摸擬中，通過廠家，商場，物流企業，外貿公司，銀行和消費者六個角色，讓我對電子商務主要的交易流程和核心理念。在不同的角色，從不同的角色參與其中，讓我更加認識到掌握實際應用技能的重要性。在現代的信息時代中，多種交易都是通過網路實現的，於是，對於掌握這方面的知識越來越重要了，這是一個非常好的機會讓我們對電子商務的更深一步認識，出感覺到了電子商務的優越性。

『柒』 外貿公司采購兩家工廠的產品製作成一個成品,如何報關,如何開票

甲工廠開復a產品的增值稅發票給乙工廠制。
乙工廠開《出口退稅繳款書》辦理退稅（就是增值稅發票的另外一個名稱，退稅專用的，稅率和增值稅一樣），一般乙工廠收你3％帶票，就是因為他有甲工廠的增值稅發票抵扣。

乙工廠報關出口，產品。

很簡單的事情。

例如你買的所有塑料產品都是石油衍生物，難道你出口塑料產品還和中石油有關系？

『捌』 外貿業務員的工作內容

外貿業務員是從事對外貿易業務的銷售人員。外貿業務員考試是我國商務行業繼國際商務從業資格（外銷員）、國際貨運代理、國際商務單證員、外貿跟單員職業資格培訓考試後第五個崗位的培訓與認證考試。外貿業務員是負責進口、出口合同簽訂和履行的工作人員。

外貿業務員工作內容

一、業務人員在國外采購商的詢價，做出產品報價前，應了解客戶基本信息，包括是否終端客戶、年采購能力、消費區域，以及產品的用途、規格及質量要求，我公司是否能夠生產等。

這項工作，隨著外貿管理軟體的研發應用，信息化工具的不斷完善，已經能夠自動化統計顯示。外貿管理軟體中，都具備這樣的功能。

二、對於外商的郵件、傳真，原則上在24小時內答復；特殊情況需要延期的，應及時向外商解釋及大概需要的時間。外貿業務員工作繁雜，詢盤郵件眾多，難免有遺忘的時候。

但是隨著外貿管理軟體功能不斷完善，系統能自動提醒業務人員：哪些郵件未回復？哪些郵件已經多時未跟蹤？這很好地起到了一個提示的作用。

三、對於外商的產品報價，原則上按照公司財務部門經核算後的價格表（外銷）執行；公司財務部門根據市場狀況及生產成本，定期進行核算，對產品價格進行調整。

四、對於定單數量較大，外商所能接受的價格低於我公司公布的價格的，業務人員應先上報部門經理批准實施；部門經理不能批復的，報總經理批准後實施。

五、對於C&F及CIF報價，需要我方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗的等事項，業務人員應事先聯系相關中介機構進行確定，選擇中介機構應考慮業務熟練、服務效率高及收費合理。

六、對於外商的寄樣要求，原則上要求到付；對於樣品數額較大，原則上對方承擔成本費用。在正式定單後，可以扣除成本及寄樣費用。特殊情況，如關系比較好的老客戶，我方可以預付並免收樣品，報部門經理批准後執行。費用較大的，可報總經理批准後執行。

七、對於外商需要打樣的，業務人員應和生產部門協調，確保樣品的質量及規格符合要求；樣品需要部門經理審核後寄出；外商對於產品有包裝或嘜頭要求的，正式包裝或印刷前需經外商確認。

八、付款方式上，原則上考慮前TT全部或部分作為定金，剩餘見提單傳真件付款，及全部短期信用證。收匯銀行和業務員負責對信用證做形式和內容的檢查，發現差異的，應及時通知外商修改。信用證審查無誤後，報部門經理復核。

九、原則上，公司在收到外商的全部貨款、部分定金及信用證經復核無誤後，開始安排生產計劃，組織貨源，進行生產。

十、在定單生產階段，業務人員應到生產車間會同生產主管對產品生產進行監督、檢查，發現問題及時解決；或由部門經理協調解決，或部門經理上報總經理解決。嚴格把握產品的規格、質量、包裝、生產時間符合同外商的約定。

十一、對於C&F、CIF價格條款的，業務人員應在生產結束前一周，安排好貨代，確定定艙事宜；一般在船期前二日，安排裝櫃、運輸。

十二、需要委託中介機構進行報關、商品法定檢驗、保險的，業務人員應及時准備相關資料交中介機構辦理；辦理過程中，業務人員可以協助。

十三、收匯方式為信用證的，業務人員必須細心操作，謹慎處理，注意單證的一致性，做到安全收匯。

十四、
全部收匯後，業務人員請對相關資料進行整理，將相關單據較財務部門及時外匯局、稅務局辦理核銷、退稅。並注意對外商的售後服務，進行跟蹤，以建立長期的可信賴合作夥伴關系。

(8)在貿易公司做采購應該怎麼詢價擴展閱讀：

外貿業務員一般要求大專以上學歷，貿易類、語言類、金融類相關專業，而外銷員從業資格證、報關員資格證書、國際貿易單證員證書等相關資格證明則顯得更為重要。

外貿業務員應具備的素質：

1.外貿業務員應該及時打樣

要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應嚴格參照大貨訂單格式，即貨號-顏色-數量應列出表格，而不能是其它的任何格式。

打樣單應由外貿部經理簽字後，方能安排打樣，外貿部經理不在時，由外貿部經理指定的人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開，應請示外貿部經理。如打樣需新購原料或輔料，應書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應馬上匯報外貿部經理，由外貿部經理決定如何處理。

樣品完成後，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經理，由經理決定。總的原則是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數量較多，應考慮樣品收費，運費到付。

2.外貿業務員應該精確報價

嚴格把握「核價單」，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩種就可，一種是「一般貿易核價單」，一種是「進料加工核價單」。核價單原則上是由計劃部提供的。業務員在向計劃部索取核價單時，應拿到Excel的電子格式，而不是紙張列印件。

拿到計劃部提供的核價單後，業務員應逐字逐行進行審核，檢查是否有任何可能的差錯。特別是要有能力看出明顯的錯誤，如發現一個XX皮康紙的金額為5元，一個XX裡布的用量為1米，應立即通知計劃部，要求計劃部立即改正錯誤。

3.外貿業務員應該積極聯系客戶

積極主動與客戶保持聯系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之後，應在快遞網頁上查閱客戶是否已經收到樣品，確認客戶樣品收到後，應立即發信給客戶，非常客氣地詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能。

4.外貿業務員應該樹立好的理念

業務員應始終牢固樹立「訂單就是命令」的企業理念。客戶下訂單後，業務員應在第一時間整理出中文訂單，並立即下發到有關部門。

客戶下訂單後，業務員應立即放下手頭其它並非萬分要緊的事情，全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞「貨號-原料-顏色搭配-做法」四個要素，與打樣時的最後確認樣核對（必要時要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應立即發電子郵件與客戶書面確認。

客戶確認後，立即列印出中文訂單並下發。從收到客戶原始訂單到中文訂單下發，整個過程的時間，能半小時解決的，堅決不能用1小時解決，能1小時解決的，堅決不能用2小時解決，以此類推。整個過程，最長不能超過48個小時。

如果期間業務員正好輪到休息，則無條件調休。如客戶原始訂單有交待不清，業務員發電子郵件後，客戶在上班時間的4個小時內沒有回復的。

此時業務員應立即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復；第二，口頭匯報外貿部經理，講明情況，如外貿部經理提出新的建議的，立即按經理的要求去做。

『玖』 貿易公司詢價以後，應該做什麼工作

價格合適當然最好，如果客人非要講價，你可以考慮你是否還有餘地。

價格上內不能太委屈容自己。你可以從別的角度分析，比如服務，質量，交貨期限，支付方式等等，避實就虛，漫漫折磨他。

但是有一點一定要記住，千萬不要一味降價，否則不僅你賺不到錢，而且造成國內價格戰，損害中國經濟。

『拾』 怎麼樣能做好1個外貿采購員，越詳細越好。。

合格的采購員從正確的詢價開始

「詢價(Request for Quotation)」是采購人員在作業流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預算後，通常最直接的反映就是馬上聯絡供應商。如果這是常態性的采購，需求的形態又是屬於標准零件，對於供應商來說比較不會有問題。但是在新產品開發時，對於那些不屬於標准品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應商足夠的資料，來方便其報價作業。為了避免日後造成采購與供應商各說各話，以及在品質認知上的差異，對於詢價時所應提供資料的准備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應該考慮包括下列幾個主要的部分。

一、詢價項目的「品名」與「料號」

首先，詢價項目的品名以及料號是在詢價單上所應比備的最基本資料。供應商必須知道如何來稱呼所報價的產品，這即是所謂的品名以及其所代表的料號，這也是買賣雙方在日後進行後續追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數，其中更包括有數字及英文字母在內。料號中一個位數的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產品的料號。品名的書寫應盡量能從其字面上可以看出產品的特性與種類為佳。

二、詢價項目的「數量」

通常供應商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數量資訊的提供通常包括有年需求量、季需求量甚至月需求量；不同等級的需求數量，如數量為500K，1M，3M等等；每一次下單的大約訂購數量；或產品生命周期的總需求量。除了讓供應商了解需求量及采購的形態外，也可同時讓供應商分析其自身產能是否能應付買方的需求。

在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以膨脹。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產的價格，如果在真正進行采購後，無法達到報價的預期數量時，供應商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務，或停止供應，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的。

三、詢價項目的「規格書」

規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最新版本的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助於供應商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用於估價也應一並在詢價時註明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發生的資料誤失。

四、詢價項目的「品質」要求

表達詢價項目品質規范要求的方式有許多種，通常可以使用以下幾種方式呈現。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產品或服務的品質要求，應該依照產品或服務的不同特性，綜合使用數種方式來進行。

A.品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質檢驗的手續，因為只需確認產品的標示即可。不過，具有品牌的產品其價格通常也比較高，購買數量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。

B.或同級品(Or Equal)：其意義指的是具有能達到相同功能的產品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應在詢價時註明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。

C.商業標准(Commercial Standard)：商業標准對於產品的尺寸、材料、化學成分、製造工法等等，都有一個共通的完整描述。對於一般標准零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業標准可以免除對品質上的誤解。

D.材料與製造方法規格(Material or Method-of-Manufacture Specification)：當對材料或製造方法有特定的要求時，必須註明其適用的標准。如果要求註明為DIN歐規時，其相對應的CNS或JIS規格也最好能予以註明。

E.性能或功能規格(Performance or Function Specification)：此類型規格較常用於采購高科技產品以及供應商先期參與(Early Supplier Involvement, ESI)的情況中。供應商只被告知產品所需要達到的性能或功能，至於如何去製做方能達到要求的細節部分，則留給供應商來解決。

F.工程圖面(Engineering Drawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產品品質，其內容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。

G.市場等級(Market Grade)：通常用於商品如木材、農產品、煙草、食品等方面的品質要求，由於市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產品是屬於何種時常等級的能力。

H.樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。

I.工作說明書(Statement Of Work, SOW)：主要使用於采購服務項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發包等，一份完整的工作說明書除了應該簡單明了外，對於所應達到的工作品質也應盡量以量化的方式來規范其績效的評估。工作說明書的內容必須能保障買方能獲得滿意的服務，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應商來發揮創造工作上的附加價值。

五、詢價項目的「報價基礎」要求

報價基礎通常包括報價的幣值與貿易條件，國內買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿易條件不是以出廠價就是以到廠價（運費是否內含則另議）來計算。國際貿易就比較復雜，報價幣值方面供應商多半以美元為計價基礎，至於是否以采購當地幣值計價，則視匯率的穩定與否有彈性的作法。

國際貿易通常的貿易條件有Ex-Work（工廠交貨）、FOB（船上交貨）、FAS（船邊交貨）或CIF（運保費在內交貨）等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，賣方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，在相同貨物的交易下，以CIF條件的報價自然要較以FOB條件的報價高，買方在詢價時必須祥加註明。

六、買方的「付款條件」

有關付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當然是認為愈早愈好。買方有義務讓賣方了解其公司內部的標准付款條件（在采購模具時，通常有階段性付款的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%），賣方也可在報價時提出其不同的要求，最後的付款條件則需買賣雙方經協議後所訂定。在情況處於買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務可容易地被取得，商業的經濟力量傾向於導致價格接近於采購的預估價值，買方通常能以較優的付款條件來要求賣方配合，如記帳方式（O/A），T/T60天甚至90天。但處於賣方市場，因為需求超過供給甚多，情況則恰好相反。賣方一般會選擇較短的付款期來要求買方，如選擇貨到付現(Cash on Delivery, C.O.D. )或預付貨款(T/T in advance)。

另外，對於付款條件尚需要明確註明其時間計算的付款起算日，在國際貿易中通常國內供應商一般是以出貨日(Shipping Date)、發票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來起算付款到期的時間。這時如果國外買主的認定為抵達日(Arrival Date)甚或到廠日 (Receiving Date)為起算日，中間就有可能相差一個月的時間，買賣雙方均不可不慎。

七、詢價項目的「交期」要求

交期的要求包括買方對采購產品需要的時間，以及賣方需要多少時間來准備樣品、第一批小量生產，及正常時間下單生產所需要的時間。供應商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關系著采購產品的價格，買方應視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨( Just in Time, JIT )。

八、詢價項目的「包裝」要求

包裝方式在供應商估算價格時佔有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂製品外，供應商對於包裝都有其使用的標准紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應商都會以其標準的包裝方式來進行估價。有時也不會在報價單上詳細註明其標準的包裝方式，此時采購如果不去察覺，日後再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對於比價的作業也會造成不利的影響。此外，供應商在了解買方的包裝要求後，也可提供建議是否能考慮採用標准包裝，或以拼貨拼櫃的方式來降低出貨成本。

九、「運送地點」與「交貨方式」

運送地點的國家、城市、地址及聯絡電話與傳真都必須要清楚的告訴供應商。國內買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當然由賣方來負擔。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應商通常以海運為基礎報價，因為海運是最經濟的一種交貨方式。

十、詢價項目的「售後服務」與「保證期限」要求

在采購一些機器設備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導體封裝設備等時，供應商一般都會提供基本的售後服務與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售後服務的內容等等，因其牽涉到采購總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)。

十一、供應商的「報價到期日」

為了方便采購比價作業的時程，報價的到期日應該讓供應商有所了解，對於較復雜的產品，應該給予供應商足夠的時間來進行估價。

十二、「保密協定」的簽署文件

在一些新產品開發的詢價上，由於牽涉到業務機密的緣故，在對外詢價時為了不讓競爭對手知道而錯失商機，會進一步讓供應商簽署一份保密協定(Non Disclosure Agreement, NDA)的文件，要求供應商在一規范的年限內不能將新產品計劃的名稱、采購數量預測、詢價的技術要求、規格、圖面等等資訊向外界透露。

十三、「采購人員」與「技術人員」的姓名及聯絡電話

將采購人員與技術人員的姓名及聯絡電話告訴供應商，並不是要主動暗示供應商有什麼暗盤的需要，那時因為如果采購的項目復雜且具技術性，則最好附上技術人員的姓名及公司聯絡電話以供其咨詢，以澄清規格要求上的問題。

聯絡電話號碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購人員或技術人員家裡或私人的電話號碼，以防止供應商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由於科技的進步，行動電話、e-mail的使用變得愈來愈普遍，采購人員在很難避免與供應商單獨聯絡的情況下，采購的品德操守也是應該時時自我警惕注意的。